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Hacer prototipos con Excel

N.D. - Josep Casanovas

Resumen: De un tiempo a esta parte ha entrado en mi vida una nueva herramienta: el Excel; esa herramienta que con sus gráficos de colores hace las delicias de los gestores, resulta que sirve para algo más.

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Supongo que a menudo os pasa como a mí, que la necesidad y las prisas me obligan a utilizar herramientas de lo más básicas para crear de forma rápida maquetas y prototipos. Cuando digo herramientas básicas, lo digo en el sentido literal. Por ejemplo: ¿A que no sabéis cuál es la herramienta de dibujo e imágenes que más utilizo? Pensaréis... ¡El Photoshop! Pues siento decepcionaros, es el Paint de Microsoft. Sí, el que viene en los accesorios de Windows. ¿Y para hacer prototipos de baja fidelidad? (creo que voy a decepcionaros otra vez) el Power Point. Ya veis que soy usuario de Windows, algún defecto he de tener.

Lo cierto es que en mi trabajo habitual no acostumbro a participar en proyectos web, más bien lo mío es el mundo de las aplicaciones de software, con lo que las herramientas orientadas al mundo web me son de poca utilidad.

Además del Paint y del Power Point, si añado a la lista el PaintshopPro, el Snagit y el Fireworks, habré citado el conjunto de herramientas que, con el papel y el lápiz, me acompañaban hasta hace poco en más del 90% de las horas que dedico a la generación de ideas, maquetado y prototipado.

Digo "me acompañaban", en pasado, porqué de un tiempo a esta parte ha entrado en mi vida una nueva herramienta: el Excel (otra vez Microsoft, ya veis, debe ser vicio). El Excel, esa herramienta especialmente diseñada para presentar tablas y gráficos de colores y con ello hacer las delicias de gestores y consultores, resulta que sirve para algo más. Al menos en mi caso sirve también para hacer maquetas y prototipos.

Lo descubrí hace algo más de un año en el número de Enero y Febrero de 2006 de la revista Interactions de la ACM. Con el título "The Art of Prototyping", el tema central de ese número estaba dedicado enterito al prototipado,. Este título me pareció tan sugerente que me zampé la revista de arriba a bajo en un periquete.

De entre todos los artículos, una perla: The Excel Story, escrito por Nevin Berger, director de diseño en Ziff Davis Media. El artículo en cuestión explica cómo prototipar pantallas y páginas web utilizando hojas de Excel. Al día siguiente me puse a ello y, después de pagar el lógico peaje del aprendizaje inicial, ahora el Excel forma parte del equipo titular de mi caja de herramientas.

He creado un ejemplito para poder mostrároslo. Se trata de un sitio web ficticio, el de la compañía aérea, también ficticia, FreakAir. Para hacer la maqueta he partido del sitio web de reservas de una conocidísima compañía aérea española. No es mi intención ni mejorar ni proponer cambios a dicha web original, sólo ha sido la excusa, el punto de partida para hacer este prototipo de ejemplo.


Imagen 1 del prototipo de ejemplo


Imagen 2 del prototipo de ejemplo


Imagen 3 del prototipo de ejemplo

En qué tipos de diseño me es más útil

Principalmente en todos aquellos diseños en los que se muestre información de forma muy estructurada:

  • Menús y Formularios
  • Listados
  • Resultados de consultas

Algunos trucos

Las paletas de herramientas "Cuadro de controles" y "Formularios" (situadas en el menú Ver / Barras de herramientas) permiten pegar objetos y controles habituales de los formularios: radio butons, checkboxes, combos, y muchos otros.

También resulta muy cómodo crear una cuadrícula personalizando el tamaño que por defecto tendrán las filas y columnas. Esta cuadrícula nos aportará una superficie de diseño donde componer de forma armónica el aspecto de la ventana o página que se quiera diseñar. A través de las opciones "Columna" y "Fila" del menú "Formato" podéis personalizar las dimensiones de estos elementos.

Otras ventajas

  • Rápido: porqué todo funciona a base de copiar, pegar y escribir.
  • Fácil: ya que prácticamente, en el entorno empresarial, todo el mundo sabe un mínimo de Excel.
  • Barato: ya que no se requiere ningún experto cualificado en una herramienta determinada y el tiempo invertido por pantalla es muy poco.
  • Cómodo: Se puede enviar por correo electrónico a todos los implicados en el proyecto, los cuales pueden hacer sus aportaciones con sólo saber utilizar el Excel.
  • Fiel: el producto resultante acostumbra a ser una imagen muy fiel al proyecto final.
  • Fácil de integrar en cualquier documentación.
  • Interactivo: Se puede simular navegación ya que admite macros e hipervínculos en textos, imágenes y botones.

Catálogo

Pero el principal truco está en crear un catálogo. Se trata de tener unas hojas de Excel con plantillas de páginas o cuadros de diálogo, configurados adecuadamente con las medidas de las filas y columnas, el tipo de letra y, sobretodo, una hoja con los elementos más comunes a punto para ser copiados y pegados.

Archivo de ejemplo

Os adjunto el archivo de Excel que he utilizado en este ejemplo para que os la podáis bajar. Veréis que lo he dotado de una cierta interacción. Podéis navegar por alguno de los menús, desplegar los combos de los formularios y accionar los botones.

(Nota: Al abrir este Excel debéis responder afirmativamente a la pregunta de si queréis habilitar las macros, de lo contrario no funcionarían los botones del prototipo).

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Ingeniero de Software. Desarrolla su actividad en "la Caixa", imparte habitualmente cursos y seminarios.

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