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Portada > Artículo | 25-02-2017 - Cesar Martin

Trabaja con tus clientes online

Resumen: Por qué deberías empezar a usar soluciones online para tus documentos.

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Cada vez tiene menos sentido usar documentos físicos o ficheros para trabajar con tus clientes.

No uses más documentos físicos

La idea de usar papel para transportar documentos, información o informes para realizar negocios con tus clientes es algo muy del pasado. Aun así, los gobiernos, empresas y cualquier profesional sigue imprimiendo documentos para capturar información.

Esos documentos en papel solo generan más trabajo a ambos lados de la mesa. Para el cliente, requiere tener una copia almacenada del documento, requiere una reunión, requiere tener que archivar, etc...

Para el lado de la empresa, "requiere perder información que puede ser muy valiosa.

¿Que ocurre con mis proveedores? ¿Están todos conformes? ¿Tenemos los precios actualizados? ¿Han dado su conformidad a los contratos?

Si tengo que revisar documento a documento para tener una foto completa de lo que ha ocurrido con el proyecto, si tengo que trazar los documentos con el autor, la fecha de creación o la fuente del mismo, si tengo que asignar documentos a responsables de áreas ese tipo de "big data" que podemos obtener usando procesos online, lo perdemos si usamos procesos físicos.

Los ficheros no son mucho mejor que el papel

Compartir un fichero de Word o un PDF no es mucho mejor que compartir un papel. Si pensamos en que ocurre cuando alguien rellena un documento de word, el problema es muy parecido a rellenar un documento de papel.

Nos ahorramos el copiar y pegar los datos del documento de word a un excel (si es el caso) pero todo lo demás lo perdemos.
La trazabilidad, el seguimiento, la medición agregada, el big data, el poder cruzar documentos o aprobar los mismos, es algo que perdemos.

Usar documentos físicos o ficheros para capturar información o avanzar en procesos de trabajo, nos rompen la cadena online.

Empieza a trabajar con tus clientes online - El fin del papeleo

En este artículo de El País nuestra herramienta Docxpresso ha sido destacada precisamente por esta virtud. La idea de poner fin al papeleo. Y la idea de fondo no es como digitalizar PDFs. La idea de fondo es como genero procesos 100% online donde el documento es protagonista.

El documento es protagonista

El formato "documento" sigue siendo muy importante. Una estructura cerrada, no editable, estampada con fecha y autor, con una vigencia, condiciones, etc... El documento como concepto es muy importante para muchos procesos de trabajo. No podemos cerrar un contrato sobre un documento online sin estampación o sin un código único de identificación (por ejemplo). Para estos casos donde el documento es protagonista, lo que tenemos que hacer es preservar el formato, pero añadirle todas las funcionalidades y capacidades que la web nos ofrece.

  • Un uso 100% online. No necesitamos tener nada instalado. Abrimos el documento en el navegador y punto.
  • Un uso 100% responsive. Los documentos funcionan en el móvil.
  • Un uso seguro y anónimo (si es necesario). Nuestro modelo de negocio no está en capturar información. Está en generar documentos. Cuanto más anónimo mejor. No queremos tus datos, queremos facilitarte el uso de documentos.
  • Documentos de ida y vuelta. La tecnología permite que no solo subas documentos, si no que una vez han sido utilizados, los puedes descargar de vuelta preservando el formato.
  • Big Data. La idea de poder agregar los datos de forma unificada, comparable, ordenaba.
  • Administración única. La idea de tener un repositorio unificado de documentos. Todos los departamentos comparten un repositorio. Poder cruzar información entre áreas y poder combinar datos (comparar precios de proveedores, gastos, recobros, deudas).
  • Y de nuevo, siendo responsive. Los documentos se deben adaptar al móvil de forma natural. 50% de los usuarios tiene el móvil como único soporte de acceso a la web. Si tus documentos no son responsive, sencillamente generas ineficiencias.

Los documentos en la nube

Para una fase de borrador, existen herramientas como Google Docs, o Office 360. Docxpresso es una herramienta para cuando tu documento está terminado y quieres compartirlo con usuarios fuera de tu organización o de forma controlada.

Visar un documento antes de compartirlo

Una acción que nos suelen pedir con Docxpresso es la posibilidad de visar documentos antes de ser compartidos. Tengo un documento que he elaborado, pero necesito que sea aprobado por una serie de personas antes de ser compartido.

Ese flujo de trabajo con Docxpresso es sencillo de realizar.
Subimos el documento a Docxpresso. Generamos los usuarios dentro del sistema o nos integramos con un LDAP existente, y a partir de ahí, activamos una casilla de verificación por cada usuario. El objetivo es que el documento circula de forma asíncrona entre las personas que deben aprobar el documento, pero todas las aprobaciones se consolidan en el mismo documento. No existen copias del documento circulando de forma descontrolada por buzones de correo.

Por otro lado, la validación del documento, es ordenada, controlada y nominal.

Compartir un modelo de reclamación

Las hojas de reclamación son un proceso que no podemos evitar. Podemos ocultarlo lo que queramos, pero el derecho de los usuarios a reclamar es algo esencial. Para ello creemos que es muy importante generar los procedimientos online necesarios que permitan generar reclamaciones de forma controlada dentro de nuestro propio sistema.

Algunos derechos básicos como el derecho al desistimiento debemos tenerlo de forma obligatoria en nuestra web. Mejor hacerlo de forma ordenada y fácil y que no nos consuma mucho tiempo que generar una burocracia que nos haga perder clientes.

Contratos de alquiler en varios idiomas

Los contratos de alquiler en varios idiomas son algo necesario y que tenemos que ofrecer a nuestros clientes si trabajamos con plataformas como AIRBNB o similares. Para ello, disponer en nuestra plataforma de los documentos en varios diomas nos permite capturar la información de forma ordenada y controlada.

El objetivo: poder ofrecer un servicio de calidad a tus inquilinos y no morir lapidado por papeleo.

Calculadoras y herramientas de auto-evaluación

Un servicio muy habitual dentro de la gestión de documentos online son las calculadoras y herramientas de auto-evaluación.

Las calculadoras nos permiten generar presupuestos, contratos, proyectos, etc... a nuestros clientes.
Las herramientas de auto evaluación o diagnóstico, permiten al cliente tener una información de primera mano de forma automática.

Estas herramientas son esenciales para cualquier consultora que quiera ofrecer un mínimo escaparate online.

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